Databehandleravtale

Databehandler: LunaCatch AS, org.nr 937 802 412, Norge («LunaCatch»).

Behandlingsansvarlig: bedriften som bruker LunaCatch («Kunden»).

Avtalen gjelder personopplysningene LunaCatch behandler på vegne av Kunden: e-post fra Kundens kunder og andre som skriver til Kunden, svarforslag, bookinger, jobber, tillegg, dokumenter og annet Kunden lagrer i tjenesten. For disse er Kunden behandlingsansvarlig, og LunaCatch behandler dem bare etter Kundens instruks.

Avtalen gjelder ikke opplysninger om Kunden selv som kunde hos oss (innlogging, abonnement, betaling, bruk av tjenesten). Der er LunaCatch behandlingsansvarlig, og det står i personvernerklæringen.

Avtalen inngås når Kunden godtar den i appen, på vegne av bedriften. Vi lagrer hvem som godtok hvilken versjon, og når. Avtalen gjelder så lenge Kunden har en konto hos oss, og i tillegg så lenge vi fortsatt har opplysninger etter at kundeforholdet er slutt (se punkt 10).

Å levere tjenesten slik den er beskrevet i brukervilkårene: ta imot e-post til Kunden, sortere den, lage svarforslag som Kunden godkjenner før noe sendes, sende svar Kunden har godkjent fra Kundens egen e-postadresse, håndtere bookinger, jobber og tillegg, sende SMS-påminnelser og lenker til Kundens kunder, lage dokumenter og fakturautkast, og varsle Kunden.

Registrerte: Kundens kunder, og andre som skriver til Kunden eller som Kunden registrerer i tjenesten.

Opplysninger: navn, e-postadresse, telefonnummer, adresse og organisasjonsnummer; innholdet i e-poster og vedlegg (tekst, bilder og PDF-er); tidspunkt og detaljer om bookinger; jobber, tillegg, timer, avtaler og fakturalinjer; dokumenter Kunden lager eller laster opp; teksten i SMS-er som sendes.

LunaCatch ber ikke om særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel helseopplysninger), men kan motta dem fordi avsenderen selv skriver dem i en e-post eller et vedlegg.

LunaCatch behandler opplysningene bare så langt det trengs for å levere tjenesten. Bruk av tjenesten slik den er beskrevet i brukervilkårene, og valgene Kunden gjør i appen, er Kundens instruks.

LunaCatch bruker ikke Kundens opplysninger til å trene AI-modeller, verken egne eller underleverandørenes, selger dem ikke og bruker dem ikke til annonser. Opplysningene deles bare med underleverandørene i punkt 6.

Alle som har tilgang hos LunaCatch, har taushetsplikt.

• Databasen ligger hos Supabase i Irland (EU), og appen kjører i Dublin (EU). Hver bedrifts data er skilt fra andres i databasen (Row Level Security), og det er sjekket med egne tester.
• Tilgangsnøkler til e-post, kalender og Fiken lagres kryptert (AES-256-GCM). Nøklene som åpner dem, ligger ikke i databasen.
• All trafikk går kryptert (HTTPS/TLS).
• Den nattlige sikkerhetskopien krypteres før den sendes til Backblaze, og bare LunaCatch kan åpne den.
• En testversjon av appen kan ikke sende e-post eller SMS til andre enn LunaCatch sine egne testadresser.
• Hendelser på kontoen logges (innlogging, tilkoblinger, mottatt e-post, sletting, eksport).

Kunden gir generell godkjenning til at LunaCatch bruker underleverandører. Disse brukes i dag:

• Supabase (EU, Irland) — database, innlogging og lagring av filer og vedlegg.
• Vercel (EU, Dublin) — drift av appen. Appen kjører i Vercels datasenter i Dublin. Forespørsler går inn gjennom Vercels globale nettverk, normalt et punkt i Europa for brukere i Norge, som kan mellomlagre svar kortvarig. Vercel er et amerikansk selskap: driftslogger kan behandles i USA, og Vercel kan få tilgang derfra ved drift og support. Våre egne logger inneholder ikke e-postinnhold eller kunders e-postadresser i klartekst.
• Anthropic (USA) — Claude-modellen som leser e-post og vedlegg og lager svarforslag, sammendrag og utkast. Anthropic trener ikke modellene sine på det vi sender.
• Mailgun (Sinch) (EU) — tar imot e-post som Kunden videresender til LunaCatch.
• Google (USA/EU) — når Kunden kobler til Gmail: lesing av innkommende e-post, sending av svar Kunden har godkjent, og Google Cloud Pub/Sub, som varsler LunaCatch om at ny e-post har kommet. Når Kunden kobler til Google Calendar: lesing av ledig tid og avtaler som opprettes, endres eller slettes.
• Microsoft (EU/USA) — når Kunden kobler til Outlook, Hotmail eller Microsoft 365: lesing av innkommende e-post og søppelpost, og sending av svar Kunden har godkjent.
• Backblaze (EU, Amsterdam) — kryptert nattlig sikkerhetskopi av bookinger, jobber, innstillinger, bilder og filer, slettet etter 30 dager.
• Sveve (Norge) — sender SMS til Kundens kunder: telefonnummer og meldingstekst.
• Fiken (Norge) — bare hvis Kunden kobler sitt eget Fiken til LunaCatch: når Kunden ber om det, får Fiken kundens navn, kontaktopplysninger og fakturalinjer for et fakturautkast. LunaCatch lager bare utkast på Kundens vegne og sender aldri en faktura. Det LunaCatch henter fra Fiken (om fakturaen er sendt og betalt), sendes aldri til AI. Kundens abonnement og API-tillegg hos Fiken er en avtale mellom Kunden og Fiken.
• Telegram (utenfor EØS) — bare hvis Kunden kobler til Telegram: en kort melding til Kunden selv når en ny kundemail har kommet, med lenke til appen. Telegram får Kundens chat-ID og en fast tekst — aldri hvem som skrev, kundenes e-postadresser, telefonnumre, emnefelt eller innholdet i e-poster.

Når vi bytter eller legger til en underleverandør, varsler vi Kunden på e-post minst 30 dager før endringen trer i kraft. Kunden kan protestere, og kan si opp avtalen og abonnementet hvis vi ikke blir enige.

Anthropic, Google og Microsoft behandler opplysninger i USA, og Vercel og Backblaze (amerikanske selskaper med drift i EU) kan få tilgang fra USA ved drift og support. Overføringen skjer på grunnlag av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) eller EU–US Data Privacy Framework, slik det står i avtalene med hver av dem. Telegram behandler data utenfor EØS, men får ingen opplysninger om Kundens kunder.

• LunaCatch hjelper Kunden med å svare på henvendelser fra registrerte (innsyn, retting, sletting). Kunden kan selv laste ned alle dataene sine, med filene, under Innstillinger → «Last ned mine data».
• LunaCatch hjelper Kunden med sikkerheten i behandlingen, med varsling av brudd og med en personvernkonsekvensvurdering når det trengs.

Oppdager LunaCatch et brudd, varsler vi Kunden uten ugrunnet opphold, med det vi vet om hva som har skjedd, hvilke opplysninger som er berørt og hva vi har gjort.

• Sletter Kunden kontoen (Innstillinger → Faresone), slettes alle opplysningene og filene med en gang.
• Opphører abonnementet uten at kontoen slettes, slettes alt innhold 30 dager etter at tilgangen falt bort: e-post og vedlegg, sammendrag, bookinger, jobber med tillegg, timer, avtaler og fakturautkast, dokumenter, vakter, regler og koblingene til e-post, kalender, Telegram og Fiken. Innloggingen, bedriftsnavnet og innstillingene beholdes.
• Uansett: e-post med vedlegg, og det som siterer eller oppsummerer e-post, slettes etter 12 måneder; den rå kopien av innkommende e-post etter 30 dager.
• Sikkerhetskopier: kopien hos Backblaze slettes etter 30 dager, databaseleverandørens daglige kopi etter cirka en uke.
• Etter sletting beholder LunaCatch bare loggen over hendelser på kontoen i 24 måneder, og betalingsopplysningene hos Stripe som regnskapsloven krever. Loggen inneholder ingen personopplysninger om Kundens kunder — ingen avsenderadresser, emnefelt, meldings-ID-er eller innhold — bare id-er, tidspunkt og hvilken e-postkonto og kalender Kunden selv har koblet til.

LunaCatch gir Kunden de opplysningene som trengs for å vise at denne avtalen følges, og medvirker ved revisjon etter forhåndsavtale.

Norsk rett gjelder. Tvister som ikke løses i minnelighet, avgjøres ved Tønsberg tingrett.

Spørsmål om avtalen: aleks@lunacatch.ai.